Urząd legalny, bezpieczny i efektywny

Wdrożone rozwiązanie statlook wspomagające zarządzanie oprogramowaniem, sprzętem komputerowym i ich wykorzystaniem przez pracowników, ułatwia służbom informatycznym i władzom Urzędu Marszałkowskiego utrzymanie legalności oprogramowania, optymalne wykorzystanie oprogramowania i sprzętu oraz monitorowanie efektywności pracowników.

Klient:
Urząd Marszałkowski w Łodzi

Projekt:
Audyt oprogramowania, wdrożenie systemu statlook w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi

Klient
Urząd Marszałkowski w Łodzi jest jednostką organizacyjną wykonującą zadania samorządu województwa łódzkiego, należące do kompetencji Marszałka i Zarządu, w szczególności z dziedziny edukacji publicznej, ochrony zdrowia i polityki społecznej, ochrony środowiska, kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego, drogownictwa i transportu, sportu i turystyki, promocji Województwa i współpracy zagranicznej, rozwoju regionalnego, obronności i bezpieczeństwa publicznego. Urząd sprawuje również nadzór nad różnego typu programami pomocowymi.

Cele projektu

Wdrażany system: statlook

Sytuacja przed wdrożeniem.
 

System informatyczny w Urzędzie Marszałkowskim zawiera ok. 300 stacji roboczych. Są one rozmieszczone w 3 lokalizacjach, z czego większość znajduje się w siedzibie głównej Urzędu. Jest to stosunkowo rozbudowana struktura, wymagająca nadzoru co najmniej kilkuosobowego zespołu.

Do tej pory zarządzanie licencjami odbywało się w urzędzie metodami tradycyjnymi, „ręcznie”, przez pracowników działu IT, którzy rejestrowali posiadane aplikacje i licencje. Była to metoda bardzo czasochłonna i niestety również zawodna z uwagi na to, że użytkownicy stosują różnego typu „tricki” do ukrycia nielegalnie zainstalowanych programów.
 

„Z powodu braku odpowiedniego oprogramowania monitorującego, oraz zbyt małej liczby informatyków w stosunku do posiadanej ilości komputerów, praktycznie nie było możliwe całościowe ogarnięcie zasobów programowych znajdujących się na wszystkich jednostkach komputerowych należących do Urzędu. Organizowane doraźnie przeglądy oprogramowania nigdy nie obejmowały jednorazowo wszystkich jednostek komputerowych, lecz były przeprowadzane wyrywkowo. Dodatkowo takie kontrole oprogramowania mocno angażowały czasowo pracowników Wydziału Informatyki.” – mówi Pan Krzysztof Pijanowski, Kierownik Wydziału Informatyki Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi.

Nakreślenie problemów wymagających rozwiązania.
 

Efekt takiego stanu rzeczy był oczywisty: użytkownicy samowolnie instalowali dowolne aplikacje (często bez licencji), z kolei część licencji była niewykorzystywana, część instalacji programów przekraczała liczbę licencji, trudne było określenie rzeczywistych potrzeb w zakresie zakupów nowego oprogramowania.

Z tym problemem wiąże się drugi, równie poważny: praktycznie niemożliwy nadzór nad sposobem wykorzystania komputerów przez poszczególnych użytkowników.

Czy dostępny dla większości pracowników Internet jest wykorzystywany tylko do spraw służbowych? Czy zainstalowane aplikacje są rzeczywiście wykorzystywane? Czym tak naprawdę zajmują się pracownicy w godzinach pracy?

Przed wdrożeniem systemu statlook nie funkcjonował w Urzędzie żaden system kontroli czasu pracy i efektywności pracy urzędników. Z uwagi na dużą liczbę użytkowników, odpowiedź na te pytania oraz zapanowanie nad całością zasobów informatycznych i nad wykorzystaniem ich przez użytkowników, było praktycznie niewykonalne.

Rozwiązanie.
 

Gospodarze Urzędu Marszałkowskiego stanęli w obliczu powyższych problemów i było jasne, ża taka sytuacja wymaga szybkiego, zdecydowanego i skutecznego rozwiązania, w dodatku bez utrudniania pracy zatrudnionych w Urzędzie osób.
 

„Na podstawie analizy sytuacji doszliśmy do wniosku, że główne problemy koncentrują się wokół następujących zagadnień: instalowanie nielegalnego oprogramowania przez pracowników, koszty zakupu i utrzymywania licencji na niewykorzystywane oprogramowanie, brak pełnej kontroli nad wykorzystywaniem sprzętu komputerowego (w tym Internetu i aplikacji) przez pracowników Urzędu” – wspomina Krzysztof Pijanowski.

Narzędzie.
 

Należało znaleźć odpowiednie narzędzie, które pozwoli w sposób szybki i precyzyjny zaprowadzić porządek.

Z uwagi na rangę instytucji państwowej, konieczność szybkiego i skutecznego działania w warunkach rozbudowanej infrastruktury IT w Urzędzie, najlepszym rozwiązaniem okazało się skorzystanie z pomocy profesjonalnej firmy audytorskiej, która specjalizuje się w audytach informatycznych i wdrażaniu systemu zarządzania zasobami informatycznymi.

Znaczenie, jakie miał ten projekt dla urzędu, znalazło wyraz w doborze zarówno firmy audytorskiej i w doborze systemu docelowo służącego do zarządzania systemem informatycznym, jak i w tym, że proces ten na bieżąco kontrolowały władze Urzędu.

Po wnikliwej analizie dostępnych na rynku narzędzi i firm, wybór padł na produkowany przez polską firmę A plus C system statlook oraz na jedną z czołowych firm zajmujących się audytem oprogramowania w Polsce – BKK Inwest.
 

„Władze Urzędu od samego początku uważnie śledziły ten projekt. Miały świadomość, że wdrożenie systemu statlook oraz wprowadzenie procedur związanych z zarządzaniem oprogramowaniem, wprowadzają nasz Urząd w zupełnie nowy styl nowoczesnego zarządzania zasobami informatycznymi i ludzkimi. Dlatego szczególnie dużo uwagi poświęciły doborowi zarówno narzędzia, jak i podwykonawcy, który przeprowadzi kolejne etapy projektu. Problemów z wyborem nie było żadnych, gdyż statlook to jedyne na polskim rynku narzędzie, które łączy w sobie funkcje audytu oprogramowania, inwentaryzacji sprzętu, szczegółowego monitorowania czasu pracy i optymalizacji wykorzystania zasobów informatycznych. ” – mówi Krzysztof Pijanowski z UM w Łodzi.

Audyt.
 

Audyt informatyczny rozpoczął się w kwietniu 2005 roku od wykonania drobiazgowej inwentaryzacji zainstalowanego w Urzędzie oprogramowania, przeprowadzony za pomocą programu statlook.

Zadaniem BKK Inwest było przeprowadzenie audytu oprogramowania - kompleksowej identyfikacji zasobów informatycznych Urzędu i udzielenia odpowiedzi na pytanie, czy Urząd posiada i użytkuje legalne oprogramowanie, by w efekcie końcowym sformułować wnioski o stanie oprogramowania w Urzędzie i opracować ewentualny program naprawczy, po zrealizowaniu którego Urząd będzie w posiadaniu wyłącznie legalnego oprogramowania, będzie miał wdrożone procedury zarządzania oprogramowaniem i będzie mógł otrzymać Certyfikat Legalności.. – mówi Grzegorz Filarowski, przedstawiciel BKK Inwest.

Krzysztof Pijanowski z UM w Łodzi wspomina audyt bardzo pozytywnie: „Dzięki stosowanemu przez BKK Inwest narzędziu do wykonania audytu oprogramowania – statlook - jak również dzięki metodyce prowadzenia prac i pełnemu profesjonalizmowi audytorów, zaangażowanie pracowników Wydziału Informatyki w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi zostało ograniczone do niezbędnego minimum. Dobra współpraca sprawiła, że mogliśmy pogodzić uczestnictwo w projekcie z naszymi podstawowymi zadaniami, które wiążą się z zapewnieniem sprawności i niezawodności całej struktury IT w Urzędzie. W związku z precyzyjnym przygotowaniem planu całej operacji i realizowaniem go punkt po punkcie, cały proces audytu trwał wraz z opracowaniem wyników trzy dni. Doskonałe przygotowanie logistyczne pozwoliło również uniknąć dezorganizacji pracy na stanowiskach komputerowych w Urzędzie, co z naszego punktu widzenia miało bardzo duże znaczenie.
Procedura audytu zakończyła się oficjalnym wręczeniem Certyfikatu Legalności.


Wdrożenie systemu statlook jako programu poaudytowego

W ramach procedur poaudytowych wdrożono system statlook w systemie informatycznym Urzędu.

statlook to system do zarządzania wydajnością pracy, kontroli wykorzystania aplikacji przez użytkowników oraz, dzięki wbudowanemu modułowi uplook, do kontroli legalności oprogramowania w przedsiębiorstwie.

Wystarczy jedno kliknięcie, aby uzyskać pełny obraz urzędu pod kątem aktywności pracowników i to według dowolnie zadanych kryteriów.
W czasach, gdy koszty pracy są bardzo wysokie, żadnego urzędu ani żadnej firmy nie stać na to, by pracownicy trwonili swój czas na zabawy w miejscu pracy.

Celem wdrożenia systemu statlook w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi była chęć posiadania narzędzia umożliwiającego optymalizację przydziału zadań dla pracowników, zwiększenie efektywności pracy, kontrolowanie posiadanych zasobów sprzętowych i programowych oraz kontroli pracy użytkowników komputerów, a w szczególności wykorzystywanego i instalowanego przez nich oprogramowania.

„Wdrożenie systemu statlook przebiegło bez większych problemów, a dzięki możliwości zdalnego wykonania dużej ilości czynności instalacyjnych i konfiguracyjnych nie absorbowało to zbyt mocno informatyków zatrudnionych w Urzędzie” – mówi Krzysztof Pijanowski z UM w Łodzi.

Efekty.
 

Urząd bezpieczny i legalny
Dzięki przeprowadzonemu audytowi, udało się w pełni zinwentaryzować,, uporządkować i udokumentować posiadane przez Urząd zasoby programowe. Audyt pozwolił również na optymalne uporządkowanie licencji i instalację programów tam, gdzie są one najbardziej potrzebne, a tym samym ograniczenie zakupów oprogramowania do niezbędnego minimum.

Wdrożono procedurę zarządzania oprogramowaniem, wszyscy pracownicy podpisali zobowiązanie do powstrzymania się od samowolnego instalowania programów, wyznaczono osobę odpowiedzialną za legalność oprogramowania w Urzędzie.

Zwieńczeniem tego procesu było otrzymanie Certyfikatu Legalności, który będzie ważny przez cały kolejny rok.

Wdrożony system statlook będzie umożliwiał przeprowadzanie na bieżąco i w sposób niemal automatyczny inwentaryzacji oprogramowania, co znacznie ułatwi pracę osobom odpowiedzialnym za stan oprogramowania w urzędzie.
Jednak pozytywne efekty wdrożenia widać już w Urzędzie na znacznie szerszym obszarze.

Optymalizacja czasu pracy i przydziału zadań dla poszczególnych pracowników
Dzięki systemowi statlook, wdrożonemu na wszystkich komputerach w Urzędzie, można sprawnie zarządzać czasem pracy urzędników.

Można teraz kontrolować praktycznie całą aktywność pracowników, począwszy od rejestrowania odwiedzin na stronach internetowych, poprzez statystyki wykorzystania poszczególnych aplikacji, otwieranych dokumentów, kontroli instalowanego oprogramowania, aż po możliwości podglądu ekranu i zliczanie liczby uderzeń w klawiaturę. Krzysztof Pijanowski z UM w Łodzi mówi: „ Różnorodność raportów, jakie można wygenerować dzięki programowi statlook, jest imponująca. Dzięki temu można było zwiększyć wydajność pracowników i uzyskać pewność, że w godzinach pracy zajmują się oni swoimi obowiązkami, a nie np. surfowaniem po Internecie.”

Jeżeli weźmie się pod uwagę koszt instalacji komputerowego Agenta na pojedynczym stanowisku pracy, a z drugiej strony koszt czasu pracy urzędnika, to okazuje się, że dzięki wyeliminowaniu zabaw w czasie pracy inwestycja w system statlook może zwrócić się już po kilkunastu dniach.


Podsumowując efekty przeprowadzonego projektu, przedstawiciele UM w Łodzi podkreślają:
 

„Dzięki zakupowi oprogramowania statlook informatycy zatrudnieni w Urzędzie uzyskali bardzo przydatne narzędzie pozwalające w bardzo prosty sposób, nie wymagający dużych nakładów pracy i czasu, kontrolować zasoby informatyczne, w tym w szczególności kontrolować użytkowane na komputerach oprogramowanie, oraz przeprowadzać samodzielne audyty. Raport poaudytowy wraz z wdrożonym oprogramowaniem, oraz Zarządzenie Marszałka Województwa Łódzkiego zawierające globalną instrukcję w sprawie: zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych, polityki bezpieczeństwa informacji oraz trybu zarządzania systemami informatycznymi, w tym do przetwarzania danych osobowych oraz regulującą zasady zarządzania licencjami w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi, spowodowały pełną przejrzystość w sferze IT.”
 

Na zakończenie dodają: „Co do samego statlook’a, to już sama świadomość funkcjonowania takiego systemu w Urzędzie, spowodowała znaczne zwiększenie dyscypliny pracy urzędników oraz zwiększenie ich efektywności. Zaniechano wędrówek po stronach internetowych nie związanych z wykonywaną pracą, zmniejszył się czas potrzebny na wykonywanie różnych codziennych zadań. Otwarła się możliwość optymalizacji przydziału zadań poszczególnym pracownikom.”

Czynniki sukcesu projektu.
 

Powodzenie projektu zależało od czterech głównych elementów: optymalnego doboru narzędzi, wyboru odpowiedniego partnera zewnętrznego, który ma przeprowadzić audyt i wdrożenie, od właściwego doboru pracowników Urzędu prowadzących projekt i od dobrej koordynacji prac.

Wybrany system – statlook – jedyny na rynku program łączący funkcje audytu oprogramowania oraz zarządzania czasem pracy i sposobem wykorzystania komputerów przez pracowników, charakteryzuje się zarówno bogactwem niezwykle potrzebnych funkcji, jak i przyjaznym interface’m.
Dzięki prostocie obsługi systemu statlook, czas wdrażania i szkolenia przyszłych użytkowników systemu był bardzo krótki i nie obciążył ani czasowo, ani budżetowo Urzędu.

Z uwagi na to, że system statlook jest produkowany przez polską firmę, jego parametry i cena dostosowane zostały do warunków polskich, a obecność producenta na terenie Polski daje możliwość bezpośredniego kontaktu z twórcami programu, wnoszenie uwag do programu, czy bezpośrednie wsparcie techniczne.

Profesjonalna i doświadczona firma audytorska, jedna z czołowych w Polsce, partner Microsoftu w programie License Management Partner – BKK Inwest – gwarantowała najwyższą jakość przeprowadzenia audytu, wdrożenia procedur zarządzania licencjami i wdrożenia systemu statlook.

Sprawna koordynacja projektu była warunkiem sukcesu, dlatego istotny był dobór pracowników Urzędu opiekujących się tym projektem. Powołany został specjalny zespół roboczy, który pod kierunkiem Krzysztofa Pijanowskiego, Kierownika Działu IT w Urzędzie, sprawnie koordynował wszystkie działania.
W efekcie w maju został przeprowadzony audyt i certyfikacja legalności, a już w czerwcu wyznaczeni pracownicy Urzędu zaczęli wykorzystywać system statlook.